MISTÄ ONNISTUNUT TAPAHTUMA KOOSTUU?

Mistä hyvä ja onnistunut tapahtuma koostuu? Näitä asioita pohdin tänään tapahtumatuottajan silmin. Ainakin nämä alla olevat asiat nousivat itselle heti kärkeen.

ONNISTUNEEN TAPAHTUMAN PIIRTEITÄ

 

1. Ensivaikutelma

Millaisen tapahtuman ensivaikutelman haluat luoda? Pystytkö pitämään ja täyttämään ensivaikutelman tapahtumassa?

Saavut tapahtumaan. Sinulla on varmasti jo kuva siitä millainen se tulee olemaan. Onko tapahtuma täyttänyt kaikki odotuksesi siitä, mitä olet ennakkoon muodostanut? Entä sitten, kun et saa sitä mitä odotit? 

Ensivaikutelmaan kuuluu se millaisen kuvan tapahtuma on luonut sinulle etukäteen (markkinointi), mitä tapahtuma tarjoaa ja koetko saavasi ostamallesi tuotteelle vastinetta. Positiivisinta asiakkaalle olisi, että olet rikkonut hänen ennakko-odotuksensa onnistuneella tavalla. Asiakas saa enemmän tapahtumalta kuin mitä ennakkoon odotti. Tähän asiaan voi myös vaikuttaa hyvin pienellä tavalla. Esimerkiksi millaisen asiakaspalvelun kokemuksen tarjoat tai oletko panostanut tapahtumassa johonkin yksityiskohtaan tai somistukseen. Pienet asiat voivat olla suuria ja vaikuttaa tunnelmaan huomattavasti. 

 

2. Kehittäminen & aallon harjalla pysyminen

Miten saat kehitettyä jokavuotista tapahtumaa? Miten pidät asiakaskuntasi kiinnostuneena ja sitoutuneena? Millä toimintatavoilla voisit saada uutta kohderyhmää mukaan? Onko tapahtumasi aallon harjalla?

Jatkuva kehittäminen ja tarvittaessa uudistaminen on tapahtumassa tärkeää. Jaksaisitko maksaa tapahtumasta, joka on aina tismalleen samanlainen? En usko. On rohkeasti tavoiteltava uusia asioita ja näkemyksiä, unohtamatta tietenkin tapahtuman identiteettiä. Mielestäni parhainta on, jos tiimissäsi on monipuolisesti eri ikäryhmistä työntekijöitä, joille kaikille annetaan mahdollisuus kehittää ja kehittyä. Nuorilla on uusia ideoita ja näkökulmaa asioihin, kun taas vanhemmilla on jo vankkaa pohjaa siihen mikä voisi toimia ja mitä kannattaa lähteä yrittämään. Tärkeintä on kuitenkin se, että yrittää, kokeilee ja koittaa olla juurtumatta aina samantyyliseen toteutustapaan. Joskus ideat jäävät vain ajatuksen tasolle ja joskus ne poikivat jotakin enemmän. 

Tärkeää tapahtumissa on myös pysyä aallon harjalla. Mitkä ovat tämänhetkiset trendit ja miten saisin ne mukaan tapahtumaani? Esimerkiksi vrt. nykyään pinnalla olevat ekologisuus, kasvisruoka ja uusien digitaalisten ratkaisujen ja teknologian hyödyntäminen. Määrittele ja tunne kohderyhmäsi, jolle teet tapahtumaa. Millaisista asioista he olisivat kiinnostuneita ja millaisiin asioihiin he lähtisivät mukaan.  

 

3. Elämykset

Voiko nykyään myydä tai mainostaa mitään ilman elämyksen, henkilökohtaisen nautinnon lupausta?

Ihmiset janoavat elämyksiä. Uusia asioita, joita voidaan kokea tapahtumassa. Elämyksen muodostavat miljöö, asiakkaat, henkilökunta ja tapahtuman tarjonta. Ajattele mitä esimerkiksi festareiden ruokatarjonta oli noin 10 vuotta sitten ja kuinka se on laajentunut ja parantunut vuosien saatossa. Mahdollisuuksia on enemmän ja ihmiset haluavat selvästi kokea ”lisäelämyksiä” itse tapahtuman pääohjelman lisäksi.

Tapahtumaelämyksessä on tärkeää myös sosiaaliset kokemukset, jotka nousevat jopa ykkösmotiiviksi tapahtumaan saapumisen takia. Etenkin uusien ihmisten tapaaminen on monissa tapahtumissa kävijälle tärkein syy tulla paikan päälle. 

 

4. Hyvä tiimi tuottaa hyviä tuloksia

Hyvä tiimi puhaltaa yhteen hiileen, arvostaa muita tiiminjäseniä ja Suomi 100-juhlavuoden teeman mukaisesti tekee YHDESSÄ! Kun tapahtuman ydintiimillä on mukavaa töissä, se heijastuu myös niin tapahtuman toteutukseen kuin kävijöille. Selkeä työnjako ja johtaminen, tiimin palaverit, tavoitteet ja yhteishenki.

Niin kaiku vastaa kuin sinne huudetaan, eikös se niin mene ? ;)

 

Mitkä sinun mielestäsi ovat hyvän tapahtuman kriteerit? Mikä saa sinut palaamaan yhä uudelleen saman tapahtuman pariin tai tietyn yrityksen tuottamiin palveluihin? Miksi ostat yhteen tapahtumaan VIP-lipun ja toiseen normaalin lipun? Kommentoi alle tai laita ajatuksiasi Twitteriin #aitiopaikalla

Ensi viikolla tulen kertomaan esimerkkejä uusista kiinnostavista tapahtuma konsepteista !

<3 Anna Komu

Tule seuraamaan meitä sosiaalisessa mediassa:

Twitter: starsquad_fi

Facebook: starsquad_fi

Instagram: starsquad_fi

Snapchat: starsquad_fi 

NEXTM -digiSeminaarin opit

Olimme Starsquadin porukalla GroupM:n järjestämässä NextM-seminaarissa, joka on foorumi inspiroivalle uudelle ajattelulle ja disruptoivalle teknologialle. Tässä blogissa käydään läpi seminaarin ideoiden sovellettavuutta etenkin urheilu- ja tapahtumakentässä.

Starsquad: Maailmanluokan live-elämyksiä aitiopaikalta

Tästä pamahtaa käyntiin uusi Starsquadin blogisarja: #aitiopaikalla! Blogissa käydään läpi ajatuksia ja ilmiöitä tapahtumaelämyksien, fanikulttuurin, sponsoroinnin ja uusien yleisöä aktivoivien digisovellusten ympäriltä.